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Checkliste zur Einrichtung mobiler Arbeitsplätze – auch für Verwaltungsmitarbeitende

Derzeit wird in den meisten Unternehmen und Behörden, bei denen dies grundsätzlich möglich ist, auf mobiles Arbeiten bzw. Homeoffice umgestellt. Dies ist gar nicht so einfach, fehlt es doch oft noch an den technischen und organisatorischen Voraussetzungen.

 

Auch bei den datenschutz- und arbeitsrechtlichen Anforderungen sind einige Unternehmen verunsichert, hinzu kommen Fragen zur Sicherheit der Unternehmensdaten oder dem neuen sozialen Miteinander. Die Führungskräfte müssen ihre Vorgehensweise umstellen; Teammeetings oder Statusgespräche finden nicht mehr in einem Raum statt, sondern müssen per Videokonferenz oder Telefon durchgeführt werden. Methoden des sogenannten „Distance Leadership“ werden von heute auf morgen erforderlich.

Zwar waren wir in der Digitalagentur technisch und organisatorisch gut vorbereitet, um direkt im Homeoffice weiterzuarbeiten, doch auch wir lernen gerade, was es heißt, sich ausschließlich per Video abzusprechen oder die Arbeitszeiten so einzuteilen, dass man sich „nebenbei“ auch um die Kinderbetreuung kümmern kann oder wie man als Führungskraft und Projektleiter die Übersicht behält.

Heute möchten wir Ihnen eine Checkliste an die Hand geben, die zwar nicht vollständig ist, aber doch die wichtigsten Voraussetzungen für die Einführung von mobilem Arbeiten / Homeoffice enthält. Es sind einige Links zu externen Partner*innen und Anbietern*innen von Software sowie Arbeitsrechtler*innen enthalten, die Ihnen als Unternehmen, Behörde oder Kommune helfen können, Ihre Mitarbeiter*innen schnell, unbürokratisch und sicher „mobil zu machen“.

Dies ist keine Rechtsberatung. Alle Angaben sind ohne Gewähr. Irrtümer, Änderungen und Schreibfehler vorbehalten. Für Richtigkeit und Vollständigkeit wird keine Haftung übernommen.

 


 

Rechtlicher Hintergrund:

 

Einen Überblick zu den rechtlichen Folgen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in der gegenwärtigen Situation finden Sie auf der Seite der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA):

www.arbeitgeber.de/www/arbeitgeber.nsf/res/Arbeitsrechtliche-Folgen-einer-Pandemie.pdf/$file/Arbeitsrechtliche-Folgen-einer-Pandemie.pdf

 

und unter anderem den Seiten der Rechtsanwälte Bette Westenberger Brink:  

www.bwb-law.de/blog/home-office-arbeitsrechtliche-grundlagen

www.bwb-law.de/blog/datenschutz-im-home-office-in-zeiten-von-corona-hierauf-sollten-sie-achten

 


 

Begriffsdefinitionen:

 

Ortsgebundener Arbeitsplatz:

Arbeitnehmer*innen (AN) haben einen festen Arbeitsplatz, z. B. im Büro oder an einer Maschine, der ihm durch Arbeitgeber*in (AG) zugewiesen wurde.

 

Homeoffice:

Arbeitnehmer*in erbringt die Arbeitsleistung von zuhause aus. Häufig wird die Arbeitsleistung teilweise von zuhause und an einem festen Arbeitsplatz erbracht.

 

Telearbeitsplatz §2 (7) ArbStVO:

Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat. Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert ist.

 

Mobile-Work:

Die Arbeitsleistung wird unabhängig von einem festen Arbeitsplatz erbracht, ggf. auch in Verbindung mit einem Homeoffice und einem festen Arbeitsplatz.

 


 

Checkliste Homeoffice / Mobile-Work:

 

Es existiert keine gesetzliche Regelung, die ein Recht oder eine Pflicht des AN vorsieht, im Homeoffice zu arbeiten. Der AG kann das insbesondere nicht nach § 106 GewO (Direktionsrecht) anordnen (abschneiden Sozialkontakte: Unverletzlichkeit der Wohnung). Es bedarf daher einer besonderen Grundlage.

 

Diese kann sein:

☐         Arbeitsvertrag

☐         Gleichbehandlungsgrundsatz / betriebliche Übung

☐         Betriebsvereinbarung

☐         Tarifvertrag

☐         Regelung zur Arbeitszeit treffen, es gelten die gleichen Regelungen nach dem ArbZG,

☐         Arbeitszeit dokumentieren lassen durch Erfassungstool oder Selbstaufschreibung

☐         Arbeitsschutzunterweisung, es gelten die gleichen Regelungen (ArbSchG, ASiG, ArbStättV)

☐         Arbeitsmittel muss Arbeitgeber*in stellen, siehe hierzu technische Voraussetzungen

☐         wenn Arbeitnehmer*in Arbeitsmittel stellt, steht ihm ein Aufwandsersatzanspruch zu

☐         „Bring your own device“ ist sehr kritisch, siehe insbesondere Abschnitte Datenschutz

☐         Mitbestimmungsrechte Betriebsrat / Personalrat müssen beachtet werden

 


 

Technische Voraussetzungen:

 

☐         Beschaffung mobiler Arbeitsmittel (Laptop, Mobiltelefon), ggfs. Bildschirm vom Arbeitsplatz

Hinweise zu Dringlichkeitsvergaben:

www.wirtschaft.thueringen.de/wirtschaft/wirtschaftsverwaltung/oeffentlichesauftragswesen

☐         Arbeitnehmer*innen müssen für ausreichende Internetverbindung sorgen:

  • Mindestens: 6.000 MB/s
  • Empfohlen: 16.000 MB/s

☐         Die zuständige IT-Abteilung / Dienstleister*in muss für eine sichere VPN-Verbindung sorgen Achtung: hier ausreichende Kapazitäten und Lizenzen zur Verfügung stellen!

Das ITnet Thüringen (www.itnet-th.de) vermittelt Ihnen gerne passende Dienstleister*innen, die Sie und Ihre Mitarbeiter kurzfristig mit technischen Lösungen und Unterstützungsleistungen versorgt.

 

Sie sind in der Gemeindeverwaltung tätig und nutzen bereits die E-Akte?

 

Sprechen Sie Ihre Anbieter*innen auf Addins und Produkterweiterungen für mobiles Arbeiten an. Viele Softwarehersteller*innen bieten Ihnen passende Anwendungen zur Nutzung der E-Akte im Homeoffice, damit Sie tagesaktuell, transparent und sicher weiterarbeiten können.

Beispiele finden Sie u. a. bei folgenden Anbieter*innen:

12 weitere Anbieter*innen von E-Akte-Systemen finden Sie hier: www.softguide.de/software/elektronische-akte

 


 

Beispiele für Möglichkeiten des Zugriffs auf das Firmennetzwerk:

 

  • CITRIX - Diese Möglichkeit ist für langsame Internetanbindungen (6.000 - 16.000 MB/s) geeignet. Es stehen meist nur Standardanwendungen zur Verfügung
  • Remotedesktopverbindung - Diese Möglichkeit ist für langsame Internetanbindungen (6.000 - 16.000 MB/s) geeignet. Man verbindet sich über das Programm Remotedesktopverbindung auf einen Arbeitsplatz im Firmennetzwerk. Es können alle Anwendungen des Zielgerätes verwendet werden.
  • Direktstart-Programme - Diese Möglichkeit ist für schnelle Internetanbindungen (≥ 16.000 MB/s) geeignet.

 


 

Tools für Kommunikation und Videokonferenzen:

 

  • Microsoft Teams:

www.teams.microsoft.com

+ leichte Bedienbarkeit

+ vollintegriert in MS-Office

– funktioniert nur mit MS-Office

 

  • CITRIX GoToMeeting:

www.gotomeeting.com

+ leichte Bedienbarkeit

+ hohe Sicherheit

+ gutes Kosten-Nutzenverhältnis

– Dateiübertragungen

 

  • Cisco Webex:

www.webex.com

+ gute Integration in Outlook

+ hohe Funktionalität

+ HD-Qualität 

– eher preisintensiv

 

  • Skype:

www.skype.com

+ niedrige Kosten

+ gute Integration in Outlook  

– geringer Funktionsumfang

 

  • Lifesize:

www.lifesize.com

+ sehr gute Auflösung

+ gut für mehrere Teilnehmer*innen

– hoher Preis

– nur bis 25 Teilnehmer*innen

 


 

Organisatorische Voraussetzungen:

 

Die folgende Checkliste finden Sie neben weiteren Informationen rund um das Homeoffice unter anderen auf der Webseite der Softwarefirma TecArt unter: www.tecart.de/home-office-leitfaden#home  

 

☐         Raum des Homeoffice / mobilen Arbeitens sollte abschließbar sein

☐         technische Ausstattung ausschließlich beruflich nutzen

☐         alle relevanten Daten sollten durch ein Passwort geschützt sein

☐         berufliche E-Mails sind ausschließlich auf berufliche Postfächer weiterzuleiten

☐         PC oder Laptop sollten über eine zusätzliche Verschlüsselung verfügen

☐         alle Drucke und weitere Unterlagen sind in einem abschließbaren Schrank zu verstauen

 


 

Datenschutz & Security:

 

☐         Passwortschutz, Tastatur- und Bildschirmsperre

☐         Blickschutzfilter (Sichtschutzfolie)

☐         VPN-Zugang oder andere verschlüsselte Zugänge

☐         dienstliche Unterlagen vor unbefugter Kenntnis geschützt sicher aufbewahrt werden

☐         beim Datenaustausch sollten nur die zur Verfügung gestellten Datenträger benutzt werden

☐         die zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel dürfen unterwegs nicht unbeaufsichtigt bleiben


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